Estrategias para gestionar tu tiempo de forma eficiente
La mayoría de las personas quiere gestionar su tiempo de forma eficiente en el trabajo, ya que esto no solo resulta ser beneficioso para la carrera, sino que además puede ayudar a mantener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida .
Pero, ¿Cómo se puede optimizar el bien tiempo en el trabajo? En éste articulo te brindamos algunas estrategias de gestión de tiempo que debes implementar.
1. Deja de dejar que las listas de tareas arruinen tu vida.
Las listas de tareas no son solo útiles. Son esenciales para nuestro éxito, ya que el cerebro solo puede enfocarse en tres o cuatro cosas a la vez. Por lo tanto, necesitamos estas listas para cualquier tarea relacionada con el trabajo que tengamos que realizar más adelante.
Sin embargo, crear demasiadas listas puede ahogarnos. Las listas no tienen en cuenta cuánto tiempo lleva completar una tarea, y si no las definimos bien de antemano, no nos ayudan a separar lo importante de lo urgente.
Esto es muy importante, ya que no es necesario desechar las listas de tareas pendientes. Por el contrario, reconsidere el enfoque de sus pendientes. Un mirada sencillo sería utilizar tarjetas 5×3 pulgadas para sus listas de tareas pendientes. También puede probar el método «1-3-5», la estrategia «3 + 2» o las reglas de seis casillas. Además, si lo desea puede probar la técnica de Warren Buffet, en la que anotas 25 tareas, haces un círculo alrededor de las cinco mejores y luego ignoras las 20 restantes.
2. Detener la multitarea.
Todos hemos empleado el uso de la multitarea en nuestro trabajo. A veces, es bastante inofensivo, como lavar los platos mientras se escucha un podcast. No obstante, cuando se trata de trabajar, puede ser perjudicial.
¿Por qué? Porque el cerebro humano no puede hacer más de una cosa a la vez.
Cuando realiza múltiples tareas, divide su atención entre tareas. Como resultado, la calidad de su trabajo disminuye. La razón de esto es que pasa más tiempo cambiando entre tareas que concentrándose en una cosa a la vez.
Deja de intentar hacer más de una cosa a la vez. En cambio, ponga toda su energía en lo que está trabajando en este momento y luego continúe con su próxima labor, tarea o actividad.
3. Reduzca sus responsabilidades.
Revise su lista de tareas para el trabajo. Fuera de sus responsabilidades principales, ¿qué podría delegar o automatizar? ¿Son incluso cosas que podrían eliminarse por completo de su horario? Si es así, elimínelos de su lista y calendario lo antes posible. Es una manera simple de mantener su lista solo con las actividades relevantes para su trabajo.
4. Cultivar un trabajo profundo.
En el libro Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World , Cal Newport describe el trabajo profundo como tareas cognitivamente exigentes. Debido a que son tan importantes pero difíciles, este tipo de tareas requieren el cien por ciento de su atención.
Programe un trabajo profundo para la misma hora todos los días. Newport también sugiere identificar sus hábitos de trabajo y bloquear las distracciones que puedan entorpecer su labor.
También recomienda sentirse cómodo sin hacer nada. Eso puede sonar contraproducente, pero puede usarlo para su beneficio. Por ejemplo, cuando esté en la fila, no mire su teléfono. Solo deja que tu mente divague por un par de minutos.
5. Establezca plazos para todas sus tareas.
La Ley de Parkinson establece que «el trabajo se expande para llenar el tiempo disponible para su finalización». Eso significa que si no hay una fecha límite para una tarea específica, usará todo el tiempo que desee. Si hay una restricción de tiempo, sin embargo, estarás más motivado para vencer al reloj.
Establecer límites de tiempo también puede alentarlo a entrar en un estado mental fluido .
6. Organizar y ordenar.
Puede que no parezca un gran problema. Pero, cuando su espacio de trabajo está desordenado y desorganizado, es una distracción. Además, perderá un montón de tiempo buscando artículos extraviados cuando los necesite.
Dedique un poco de tiempo para limpiar y organizar su espacio de trabajo con frecuencia, como antes de irse a casa por el día. Además, asigne todo a un «hogar» (lugar donde siempre colocará el elemento) y devuélvalos a ese espacio cuando termine de usarlos.
7. Descomponer proyectos.
Es más probable que pospongas las cosas cuando te sientas abrumado. No te asustes, ésto le pasa incluso a los mejores. Para evitar esto, cada vez que enfrente un proyecto monumental, divídalo en tareas más pequeñas que sean más fáciles de lograr.
8. Mantenga una lista de distracciones.
Inconscientemente, todos sabemos que las distracciones y la gestión del tiempo no se mezclan bien. Pero es posible que no siempre seamos conscientes de lo que desvía nuestra atención. Es por eso que debes mantener una lista de todo lo que te distraiga. Te ayudará a identificar y a frustrar estas interrupciones.
Su lista podría estar en un documento de Google o una hoja de papel. Manténgalo cerca de usted para que cada vez que se distraiga, tome nota de ello. Las listas de distracción también son útiles para cuando surgen pensamientos aleatorios en tu cabeza. Anotarlos los saca de su cabeza para que pueda volver al trabajo.
9. Enfatice los resultados, no las horas.
La investigación de Behance encontró que «dar importancia a las horas, la presencia física sobre una labor y los resultados conducen a una cultura de ineficiencia (y ansiedad)«. Además, «sentarse en su escritorio hasta cierto punto, crea una cultura de fábrica que ignora un pocas leyes básicas de generación de ideas y de la naturaleza humana:
- Cuando el cerebro está cansado, no funciona bien.
- La generación de ideas ocurre en sus propios términos.
- Cuando te sientes obligado a ejecutar más allá de tu capacidad, comienzas a odiar lo que estás haciendo «.
En cambio, piense en cuánto logró realmente. Una forma de hacerlo es crear una lista de todo lo que hiciste durante el día. Te mantendrá motivado para ser productivo y no solo para estar ocupado.
10. Detener la locura de la reunión.
Las reuniones pueden ser una gran pérdida de tiempo, especialmente cuando son una pérdida de tiempo. Incluso si son necesarios, pueden alejarte del trabajo importante. Como tal, algunas personas están desechando reuniones por completo y buscando alternativas como correo electrónico, Slack o herramientas de gestión de proyectos.
11. Completar tareas en lotes.
En lugar de saltar por todo el lugar, agrupe tareas similares. Es una forma efectiva de reducir el costo de cambio entre actividades y puede minimizar las distracciones. Por ejemplo, procure revisar su correo electrónico y cuentas sociales tres veces al día para que no le preocupe perder nada importante cuando su teléfono está apagado. Otra opción es agrupar sus días, como programar todas sus reuniones los martes.
12. Abrace la regla de 1 minuto.
La autora y experta en felicidad Gretchen Rubin tiene su propia regla para facilitar su vida. Es un concepto simple llamado la regla de 1 minuto, donde si algo te toma menos de 60 segundos para completar, hazlo.
«Debido a que las tareas son tan rápidas, no es demasiado difícil obligarme a seguir la regla, pero tiene grandes resultados«, explica Rubin. «Mantener todas esas tareas pequeñas y molestas bajo control me hace más sereno, menos abrumado«.
13. Siempre termina lo que empiezas.
Dejar algo a medio completar es estresante y tiende a distraerte. Principalmente, esto se debe a que permanece en tu mente hasta que está terminado. Esto lo obligará a tener que programarse nuevamente para volver a esta tarea. Es más práctico tocar las cosas una vez y pasar a otra cosa.
14. Piensa positivamente.
¿Cómo puede ayudarte una actitud positiva en la gestión del tiempo? Cuando estás de buen humor, la gente querrá ayudarte si estás en apuros. También evita que te entregues a perder el tiempo en actividades como quejarte. También aumenta tu confianza y te alienta a resolver problemas en lugar de empeorarlos.
Puede alegrar su estado de ánimo en el trabajo mostrando su aprecio a sus colegas o clientes. También puede organizar su escritorio, escuchar música, salir a caminar y tomarse el tiempo para conocer a otros en el lugar de trabajo. Se ha descubierto que tener amigos en el trabajo hace que su trabajo sea más agradable.
15. Mejora tu toma de decisiones.
Se dice que los adultos toman 35,000 decisiones conscientes cada día . Es fácil ver, entonces, que si gastas demasiado en elecciones sin importancia, estás perdiendo el tiempo y agotando tu energía. Para contrarrestar esto, automatice tantas decisiones como sea posible. Como ejemplo, si estaba pensando en comprar un libro, continúe y cómprelo en lugar de pensarlo demasiado.
Puedes intentar preparar tus comidas y atuendos para la semana. Además, mejore sus habilidades de toma de decisiones realizando un análisis de costo-beneficio, practique ser más decisivo y establezca límites de tiempo.
16. Trabaja dentro de los ritmos ultradianos.
Los ritmos ultradianos son los intervalos biológicos de 120 minutos que atraviesan nuestros cuerpos durante todo el día. Somos más productivos durante los primeros 90 minutos. Después de que alcanza su punto máximo, su energía mental cae durante aproximadamente 30 minutos.
Al conocer los ritmos de su cuerpo, puede programar su día de manera más efectiva. A diferencia de trabajar durante una pausa de energía, trabajarías cuando seas más productivo. Cuando su energía baje, concéntrese en tareas menos críticas o tome un descanso.
Una manera efectiva de trabajar en los ritmos ultradianos es utilizar la técnica Pomodoro, esto es: trabajar dentro de estos sprints de 90 minutos, lo que significa que trabajaría durante 25 minutos y luego tomaría un descanso de 5 minutos.
17. Configure su semana con la solución de 2 horas.
Desarrollado por Roger Seip, autor de Train Your Brain for Success, es dedicar dos horas semanales para planificar la próxima semana. Sin embargo, a diferencia de la programación regular, este método lo alienta a concentrarse en sus objetivos y examinar qué ha funcionado y qué no. La solución de dos horas se enfoca en sus objetivos dividiendo su tiempo en:
- Tiempo verde. El trabajo que te paga.
- Tiempo rojo . El tiempo que soporta tu tiempo verde.
- Tiempo flexible Tiempo desbloqueado para abordar lo inesperado.
- Tiempo de recreación. Aficiones, relax, ejercicio, etc.
18. Reconozca la falacia de planificación.
Propuesto por primera vez por Daniel Kahneman y Amos Tversky en 1979, la falacia de planificación es cuando subestimamos cuánto tiempo tomará completar algo. A su vez, este sesgo cognitivo puede retrasar todos sus horarios e incluso, retrasarlo en el cumplimiento de plazos predefinidos.
Después de reconocer esto, puede tomar medidas para evitarlo. Por ejemplo, puede realizar un seguimiento de su tiempo para tener una mejor estimación de cuánto tiempo le llevan a realizar sus tareas diarias. A partir de ahí, puede planificar en consecuencia.
19. Escucha el ruido blanco.
El Journal of Consumer Research señala que cuando el volumen es moderado, el ruido ambiental es ideal para mejorar el rendimiento creativo . Sin embargo, si no desea molestar a sus compañeros de trabajo, debe invertir en un par de auriculares con cancelación de ruido.
Además, el ruido blanco puede mantener la concentración porque es constante. Como resultado, promoverá su enfoque y lo alentará a trabajar más rápido.
20. Dedica tiempo a mejorar.
Aprender mejorar su conjunto de habilidades y crecer como persona es esencial en la vida. Después de todo, si está comprometido a mejorar, podrá adaptarse mejor a los cambios y ser más eficiente en todo lo que haga.
Si cree que no tienes tiempo para esto? Piense otra vez. Todos tenemos brechas en nuestros horarios para aprender o crecer. Por ejemplo, en su viaje matutino, lea o escuche un podcast. El fin de semana, toma una clase. Y, bloquee el tiempo en su calendario para almorzar con su mentor.
21. Ponte de pie mientras trabajas.
¿Esto significa que tienes que estar todo el día en el trabajo, literalmente? Por supuesto no. La clave es alternar entre estar sentado y de pie durante todo el día. Es beneficioso para su salud mental y física. También mejora su estado de ánimo y sus niveles de energía, lo que a su vez puede aumentar su productividad.
Si tiene que organizar una reunión, considere una reunión permanente. Se ha descubierto que las reuniones permanentes pueden reducir los tiempos de reunión en un 25 por ciento.
22. Silencie a su perfeccionista interno.
La perfección es uno de los mayores enemigos de la gestión del tiempo. No solo no es realista, sino que también te impide mejorar, descubrir nuevas oportunidades y hacer cosas.
Para luchar contra las perfecciones, establezca objetivos realistas y agradezca los comentarios de los demás. También puedes dejar de reflexionar y compararte con los demás.
23. Enamórate de rutinas consistentes.
«Somos criaturas de hábitos, y también lo son nuestros cerebros», escribe Hallie Crawford, coach, oradora y autora certificada. «Cuando establecemos rutinas, podemos llevar a cabo tareas más rápido, ya que no tenemos que ‘pensar’ en la tarea, o prepararnos para ello, tanto, y podemos trabajar en piloto automático«.
Si aún no lo ha hecho, establezca un ritual matutino y su horario de trabajo ideal. Después de crear estas rutinas, bloquéelas en su calendario. Es solo una forma segura de proteger su rutina de distracciones internas y externas.
24. Cuida tu bienestar.
Cuando está agotado, estresado y no se siente bien, no será tan eficiente ni productivo en el trabajo. Simplemente no hay forma de evitarlo. Debido a esto, debe hacer que su autocuidado sea una prioridad. Asegúrate de obtener suficientes Zs, comer sano y bloquear los tiempos para hacer ejercicio, meditar y hacer cosas que te traigan alegría.
